Przepisy regulujące kwestie dotyczące stosowania dokumentacji
elektronicznej obowiązują już od pewnego czasu, tak więc standardy, które powinna spełniać
EDM są ściśle określone. Proces wdrażania przedsięwzięcia, jakim jest Elektroniczna Platforma
Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych P1 to
jedno, a elektroniczna dokumentacja wewnętrzna wspomagająca codzienną pracę przychodni
lub gabinetu stomatologicznego - drugie. Dobrze skonstruowany program musi skutecznie
rozdzielać poszczególne rodzaje dokumentacji, a tym samy zapewnić gromadzonym
wewnętrznym informacjom dużą „odporność" na zmiany dotyczące formatów przekazywania
dokumentacji na zewnątrz.
Podobnie jak przy wprowadzaniu otwartego formatu rozliczeń z NFZ, będą prawdopodobnie przypadki, kiedy nie
każdy producent sprosta temu zadaniu i nie każdy dostarczy pełnowartościowy produkt.
Moim zdaniem skala zjawiska nie będzie jednak zbyt duża. Wynika to z faktu, że rynek
oprogramowania medycznego jest dosyć uporządkowany i każdy poważny producent ma
świadomość, iż zgodność z tak istotnym systemem jest warunkiem koniecznym, aby
oprogramowanie zaistniało na rynku. Po prostu się sprzedawało.
Osobnym zagadnieniem jest metoda uzyskania takiej kompatybilności i to czy, a jeżeli tak, to w
jakim zakresie lekarz dentysta poniesie konsekwencje dostosowywania wcześniej zakupionego
programu. Bardzo wiele zależy od przyjętej przez producenta metody obsługi dokumentacji
elektronicznej. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że przepisy określają efekt jaki należy
osiągnąć, natomiast droga do osiągnięcia tego efektu jest już indywidualnym wyborem twórcy
programu. Stosowanie zbyt daleko idących uproszczeń w mechanizmach obsługi dokumentacji
może skutkować konsekwencjami w postaci znacznych utrudnień przy zapewnieniu
kompatybilności z platformą P1.
Zasadniczym elementem jest samo wdrożenie EDM w gabinecie. Dobrze skonstruowany program
pozwoli nie tylko na proste dostosowanie do wymogów P1, ale także do przyszłych zmian jakie
mogą zachodzić w formatach wymiany informacji. Dobry przykład stanowi funkcja rozliczania z
NFZ. Formaty i wymagania dotyczące raportów dla NFZ zmieniają się dosyć często co jednak nie
wpływa na skuteczność działania programów oferowanych przez takich dostawców jak Asseco.
Rozwiązania pozbawione podstawowych zabezpieczeń w ogóle należy pominąć przy wyborze
programu do EDM. Natomiast tam gdzie już takie zabezpieczenia są, pojawia się również kwestia
niemniej istotna - wygoda i prostota użycia tych zabezpieczeń. Zabezpieczenia muszą spełniać
określone wymogi i muszą być skuteczne - to nie podlega dyskusji. Sztuką natomiast jest takie
skonstruowanie systemu obsługi dokumentacji, aby istnienie koniecznych zabezpieczeń, nie
wymagało od lekarza dodatkowych działań.
Nam udało się połączyć skuteczne zabezpieczenie danych z możliwie największa wygodą
użytkowania. Przy wdrażaniu zabezpieczeń również nie stosowaliśmy żadnych kompromisów.
W oprogramowaniu takim jak nasze każdy zapis w dokumentacji jest znakowany czasem,
podpisywany i odpowiednio zabezpieczany. O poziomie bezpieczeństwa stosowanego podpisu
można również zadecydować samodzielnie. Program pozwala na stosowanie podpisu i znacznika
kwalifikowanego, niekwalifikowanego, lub wewnętrznego systemu zabezpieczeń.
Decydując się na wybór oprogramowania niestety ponosimy ryzyko, że określony program będzie
działał wadliwie. Podobna sytuacja występowała w przypadku programów służących rozliczaniu z
NFZ. Do dzisiaj jedyną deklaracją zgodności programu z wymaganiami Funduszu jest
oświadczenie producenta.
Na pewno jednym ze wskaźników, pozwalającym określić na ile skutecznie program funkcjonuje,
jest liczba użytkowników na co dzień pracujących w oparciu o określony program. Warto zwrócić
też uwagę na potencjał i doświadczenie producenta. To ma istotny wpływ na zdolność do szybkiej
reakcji na zmiany i pojawiające się wymagania.
Należy zwrócić uwagę, że EDM
to jedna z wielu funkcji programu do obsługi przychodni, gabinetu czy szpitala. Recepty, czy
zalecenie to elementy dokumentacji i raczej trudno je traktować niezależnie. Profesjonalne
systemu to nie są nakładki, a kompletne oprogramowanie wspierające obsługę gabinetu,
przychodni lub szpitala, w tym prowadzenie EDM.
Z dokumentacji elektronicznej nie można nic usunąć i musi być dostępna pełna historia
zmian. To jest kolejny element systemu obsługi dokumentacji, który może mieć krytyczny wpływ
na komfort pracy.
Rozwiązaniu tego aspektu poświęciliśmy szczególnie dużo uwagi. W efekcie, rejestr zmian w
naszej aplikacji jest tworzony automatycznie, a lekarz w codziennej pracy ogląda dokumenty
zawierające jedynie aktualne informacje. Oczywiście w każdej chwili może bardzo szybko
przejrzeć, co, kiedy i kto zmienił w dokumentacji pacjenta. Taka metoda obsługi rejestru
praktycznie niweluje ryzyko pomylenia danych aktualnych z zapisami jakie zostały zmienione lub
usunięte z dokumentacji.
Po raz kolejny zwracam uwagę, że EDM to nie jest jakaś nakładka na program. To spójne i
kompletne rozwiązanie, które musi uwzględniać wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej
na każdym etapie obsługi dokumentu. Założyliśmy, że lekarze którzy już prowadzą dokumentację
przy użyciu naszych programów dla gabinetów oraz przychodni, nie powinni zauważyć istotnej
różnicy przy przejściu na EDM i cel ten udało się osiągnąć.
Fragmenty rozmowy z Wojciechem Kulbińskim z Asseco Poland dla portalu infodent24.pl